Você já imaginou quantos documentos são necessários para o transporte de cargas? O motorista geralmente tem uma noção dos papéis que precisa ter em mãos para evitar problemas durante a fiscalização e não atrasar a viagem. No entanto, quem cuida dessa parte é o setor de logística.
É a transportadora que se mantém atenta à legislação para garantir o cumprimento de toda a documentação exigida para que a carga seja entregue ao cliente. O motorista, por sua vez, deve ter acesso à Nota Fiscal e ao MDF-e, por exemplo — documentos que podem ser solicitados em uma abordagem policial e também evitam o pagamento indevido pelo eixo(s) suspenso(s). Mas será que é só isso? Veja a seguir quais são os documentos exigidos no transporte de cargas.
Quais são os documentos necessários para o transporte de cargas?
O Transporte Rodoviário de Carga (TRC) envolve muitos documentos obrigatórios com versões eletrônicas e impressas.
Dentre eles estão:
- Nota Fiscal eletrônica (NF-e);
- Documento auxiliar da nota fiscal eletrônica (DANFE);
- Conhecimento de transporte eletrônico (CTE);
- Documento auxiliar do conhecimento de transporte eletrônico (DACTE);
- Manifesto eletrônico de documentos fiscais (MDF-e);
- Documento auxiliar do manifesto eletrônico de documentos fiscais (DAMDFE);
- Seguros Obrigatórios: RCTR-C, RC-DC e RC-V;
- Código Identificador de Operação de Transporte (CIOT);
- Romaneio.
A maioria dos documentos tem a versão impressa que não substitui a versão eletrônica (XML), serve apenas para facilitar o manuseio. É o caso da Nota fiscal, por exemplo, que tem o DANFE, o papel que representa uma das identidades da carga.
O importante é que o documento tenha registo no site da Secretaria da Fazenda (Sefaz) ou em outro órgão para garantir sua veracidade. Quem determina a documentação necessária é a Agência Nacional de Transportes Terrestres (ANTT). O Departamento Nacional de Infraestrutura de Transportes (DNIT) e demais autoridades de trânsito também podem exigir documentação.
Além de toda essa identificação para o transporte da carga, a ANTT também exige o Registro Nacional de Transportadores Rodoviários de Cargas (RNTRC) no caso de motoristas autônomos, ou para empresas ou cooperativas. Esse documento fornecido pela Agência, que antes tinha que ser identificado na lataria do caminhão, hoje pode ser carregado de forma eletrônica ou ficar em uma plaqueta comum, guardado no porta-luva do caminhão.
Sem mais delongas, vamos entender cada um desses documentos de forma geral, lembrando que cargas específicas podem requerer outras papeladas, como o transporte de produtos perigosos, mas isso é assunto para outro artigo. Agora, confira o que é cada um dos documentos exigidos na fiscalização.
Nota fiscal eletrônica (NF-e)
A Nota Fiscal eletrônica é um dos documentos mais importantes do transporte de carga. É por ela que são acessadas as informações dos produtos e serviços. Esse documento registra informações sobre a transação e impostos que foram e/ou serão recolhidos.
Também é possível ver mais detalhes sobre a carga como: data e hora da operação, descrição da mercadoria, forma de pagamento, peso da carga, etc.
Ela é emitida de forma eletrônica, o que pode facilitar o acesso entre os emissores da nota e os órgãos públicos.
E falando em Nota fiscal e o peso da carga, um estradeiro perguntou se ele pode ser multado apenas pelo peso que está emitido na nota. Paula Toco responde essa dúvida sobre o excesso de peso no cargueiro.
Documento auxiliar da nota fiscal eletrônica (DANFE)
O Documento auxiliar da nota fiscal eletrônica é uma versão impressa que representa a NF-e, porém, não substitui a Nota Fiscal. O DANFE é um documento obrigatório que acompanha a mercadoria, ou seja, é a representação física da Nota que o motorista deve ter em mãos.
Esse papel contém informações importantes como: número da NF-e, data de emissão e valor total da operação. Além de ter uma chave de acesso que pode ser utilizada pelos fiscalizadores para consultar a validade da Nota Fiscal.
O DANFE também é muito importante para que o transportador recolha a assinatura de recebimento do cliente, e destaque o famoso “canhoto”. É por esse comprovante que o motorista prova a entrega da mercadoria.
Conhecimento de transporte rodoviário (CT-e)
O Conhecimento de transporte rodoviário também é muito importante no transporte de cargas, ele documenta a prestação de serviços do frete que está sendo feito. O CT-e é um documento eletrônico obrigatório que contém itens como: descrição de produtos, quantidade de itens, remetente, destinatário e condições de entrega.
Ele veio para substituir o antigo documento em papel, o CTRC (Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas).
O CT-e precisa ser registrado/autorizado, virtualmente, no site das Secretarias das Fazendas Estaduais (Sefaz) e está sujeito a checagens em postos de fiscalização. A legislação vigente determina que seja válido em todos os estados do país.
Documento auxiliar do conhecimento de transporte eletrônico (DACTE)
Assim como na NF-e, o CT-e também tem sua versão impressa. O Documento auxiliar do conhecimento de transporte eletrônico é a versão física do CT-e.
Esse documento ajuda a acompanhar a mercadoria em trânsito e possibilita a consulta do CT-e no site da Secretaria da Fazenda. Como também contém dados da prestação de serviços do transporte de carga.
Assim como o DANFE, o DACTE também tem um código de barras que pode ser utilizado pelos órgãos fiscalizadores para consultar a sua validade fiscal. Por ser um documento auxiliar, ele também não substitui o CT-e.
Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e)
O Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais é uma forma regular de documentar e monitorar toda a operação de transporte de carga. Esse documento integra documentos fiscais importantes como a NF-e e o CT-e necessários para a fiscalização em apenas um lugar.
Como o próprio nome diz, ele é eletrônico, e deve ser emitido pelo responsável do transporte (transportadora) no início da operação e dado baixa logo após a finalização.
O MDF-e é um dos documentos mais importantes para o controle fiscal do transporte de carga. É com ele finalizado que a Sefaz, por exemplo, libera o pedágio de eixo(s) suspenso(s) nas praças. Caso contrário, o motorista autônomo ou a empresa paga pelo eixo(s) erguido(s), mesmo que o caminhão esteja vazio.
O MDF-e é obrigatório para transportes interestaduais e intermunicipais, válido em todo território nacional.
A cobrança do eixo suspenso envolvendo a falta de baixa no MDF-e é um assunto muito discutido no meio do Transporte Rodoviário de Cargas. O repórter Jaime Alves foi ao encontro dos estradeiros para saber o que eles pensam a respeito e os desafios que estão sendo enfrentados. Confira abaixo.
Documento Auxiliar do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (DAMDFE)
O Documento Auxiliar do Manifesto Eletrônico de Documentos fiscais é a forma impressa que acompanha o MDF-e. É uma formalidade para a circulação de mercadorias e a empresa que realiza a emissão do documento, deve fornecer uma via do Damdfe para o transporte de carga.
Assim como os outros documentos auxiliares, o Damdfe também tem um código de barras que pode ser utilizado para consulta do arquivo XML (forma eletrônica do documento). Lembrando que o impresso não substitui a veracidade do documento eletrônico.
Seguros Obrigatórios no TRC
Hoje, existem três seguros obrigatórios no TRC, prevista pela lei 14.599. Entre eles, estão: A Responsabilidade Civil do Transportador Rodoviário de Cargas (RCTR-C), seguro mais antigo no transporte, a Responsabilidade Civil por Desaparecimento de Carga (RC-DC) e a Responsabilidade Civil de Veículo (RC-V).
A lei que prevê os três seguros obrigatórios foi criada em 2023, lembrando que antes disso, a obrigatoriedade era apenas para o RCTR-C. A regulamentação CNSP n.º472 saiu em setembro de 2024 para a obrigatoriedade do RC-DC no transporte. Já o último da lista, o RC-V, teve sua regulamentação publicada em dezembro do mesmo ano, prevista na norma CNSP n.º478.
No entanto, a Portaria SUROC n.º 27, que prevê a fiscalização por meio do RNTRC foi publicada somente em 2025. O que fez os transportes manterem seus registros na ANTT atualizados e também incluírem as apólices dos seguros no MDF-e, já que segundo a ANTT, o plano é começar a fiscalização eletrônica em 2026, embora já haja presencialmente.
Responsabilidade Civil do Transportador Rodoviário de Cargas (RCTR-C)
A Responsabilidade Civil do Transportador Rodoviário de Cargas é um seguro que cobre danos à carga durante o transporte. Esse seguro é de responsabilidade da transportadora, ou seja, o motorista autônomo não contrata o seguro para a operação.
A contratante tem cobertura para diferentes tipos de acidentes com esse seguro, tais como tombamento, incêndio, capotagem, colisão, explosão. A RCTR-C deve ser feita, mesmo que o proprietário da carga não faça exigência na negociação do frete ou que ele já tenha seu próprio seguro.
Também é recomendado que o motorista tenha uma cópia deste seguro em mãos em caso de fiscalização.
Responsabilidade Civil por Desaparecimento de Carga (RC-DC)
A Responsabilidade Civil por Desaparecimento de Carga é atribuído em razão de roubo, furto ou apropriação indébita da carga. Como o RCTR-C ele é obrigatório e não recai para o caminhoneiro a responsabilidade. Além disso, a comprovação do seguro para a fiscalização pode ser com uma cópia impressa ou a numeração da apólice no MDF-e.
Responsabilidade Civil de Veículo (RC-V)
A Responsabilidade Civil de Veículo foi o último seguro a ser incluído na lista dos obrigatórios, mas que faz a diferença, principalmente para os autônomos não serem responsabilizados em casos de sinistros envolvendo terceiros.
Esse seguro cobre danos materiais, corporais e morais causados a terceiros pelo caminhão durante a operação de transporte. Ele protege financeiramente o transportador contra prejuízos que possam ocorrer, como sinistros de trânsito, danos a outras pessoas, veículos, ou infraestruturas, assumindo os custos das indenizações necessárias.
Como nos outros seguros, a comprovação pode ser eletrônica ou com uma cópia impressa, mas sempre presente também no MDF-e.
Código Identificador da Operação de Transporte (CIOT)
O Código Identificador da Operação de Transporte é uma série de números de identificação gerada pelo pagamento eletrônico de frete e autenticada pela ANTT, que identifica cada contrato de frete a ser pago, para fins de fiscalização.
O CIOT controla o pagamento do frete relacionado à prestação de serviço de transporte rodoviário de carga. O documento é obrigatório no caso de contratação de TAC (Transportador Autônomo de Cargas) e seus equiparados (empresas que tenham até três veículos no seu RNTRC).
Isso quer dizer que toda empresa que fizer o transporte de cargas – por meio de veículos próprios ou terceirizados – e tiver que fazer a emissão de documentos relacionados à operação (CTe e MDF-e, por exemplo), precisa ter o CIOT. A falta do código pode acarretar multas e outras penalidades.
Romaneio
O Romaneio de carga é um documento que lista todas as mercadorias que estão sendo transportadas em um veículo, seria um packing list. Ele facilita a conferência de volumes, além de descrever a carga para que seja fácil localizar e identificar os produtos.
Nesse documento é possível identificar os volumes, as embalagens, os pesos e as dimensões de cada item. Sua obrigatoriedade surge em algumas situações específicas, como no desembaraço aduaneiro ou no transporte de cargas perigosas.
Embora o Romaneio não seja obrigatório em todas as operações logísticas, o documento é importante para a organização da carga de carregamento e descarregamento, entre outros benefícios como usar em caso de desvio de mercadoria ou como provas para o seguro, por exemplo.
Reforçando que o Romaneio não substitui a NF-e e nem o MDF-e, como podem pensar alguns transportadores, ainda que o documento se pareça pela estrutura de lista de produtos.
Certificado de Registro e Licenciamento de Veículo (CRLV)
O Certificado de Registro e Licenciamento do Veículo é um documento obrigatório para o transportador comprovar a legalidade do veículo. No caso do Transportador Autônomo de Carga (TAC) é mais comum que esteja em sua posse por ser o dono do caminhão.
Agora, se a empresa registrar o motorista como funcionário, ela deve fornecer o documento para que ele o apresente quando solicitado. Geralmente o CRLV fica guardado na cabine do veículo, mas é sempre bom dar uma conferida antes de sair de viagem.
O CRLV e a CNH (Carteira Nacional de Habilitação) são os primeiros documentos que o motorista tem que ter em mãos em uma blitz. Além dos casos citados acima, algumas operações exigem documentações específicas quando a carga é classificada como perigosa, como combustíveis, remédios e produtos com potencial de contaminação.
Vale Pedágio obrigatório (VPO)
O Vale Pedágio Obrigatório é um benefício que o contratante do frete deve fornecer ao caminhoneiro para que ele pague os pedágios durante o transporte. Agora (2025), as TAG’s ou a leitura de placas concedem esse crédito, que antes era disponibilizado em dinheiro, cartão ou cupom.
Apesar do VPO não ser um documento, ele também é obrigatório para que o motorista possa fazer a viagem. Ele deve ser um valor pago fora do frete e conforme as regulamentações da ANTT.
Qual a importância dos documentos para transporte de cargas?
A transportadora tem que estar atenta aos documentos necessários para o transporte de cargas, evitando penalidades, assim conseguindo que sua carga chegue ao destino como esperado. Essa documentação também é importante para a segurança da carga, além de facilitar a organização e o cumprimento das exigências fiscais.
Fornecer a documentação necessária ao motorista previne atrasos e imprevistos, como também ajuda no controle da carga e acesso.
Fora garantir que o produto chegue ao destino, a empresa descarta multas por documentos desatualizados, suspensos ou cancelados. Além de evitar criar impedimentos para os órgãos fiscalizadores desenvolverem suas atividades, podendo render multa de R$5.000 e até o cancelamento do registro.
Você lida com a logística da papelada das cargas ou você é o estradeiro?
Nos conta aqui nos comentários se você acha que é muita burocracia para transportar uma carga ou é realmente necessário cumprir as exigências para evitar fraudes e garantir a segurança?
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Conclusão
Todos os documentos que tratamos acima são importantes para o transporte, ainda mais o rodoviário, que é o nosso nicho aqui no Pé na Estrada e vemos de perto as dificuldades dos estradeiros.
O MDF-e, por exemplo, é um dos documentos mais importantes que devem estar alinhados, por afetar o autônomo, principalmente, na hora de pagar o pedágio por eixo suspenso. Ainda que seja uma forma da ANTT para evitar fraudes no pagamento, a burocracia fez muitos estradeiros arcarem com um custo a mais. Hoje, o motorista tem recursos para dar baixa no manifesto, sem depender da transportadora, mas ainda com muitos desafios.
O motorista deve estar atento aos documentos necessários para o transporte de cargas e cobrar a transportadora se algum deles faltar. Embora a providência deles não seja papel do caminhoneiro, no final, a responsabilidade cai sempre para quem está conduzindo a carga.
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Filha de caminhoneiro, recém-formada em jornalismo, resolveu usar a comunicação para manter a classe bem informada e, com isso, formar novas gerações de motoristas profissionais cada vez melhores para o futuro do país.