Você já imaginou quantos documentos são necessários para o transporte de cargas? O motorista tem uma noção dos documentos que precisa ter em mãos para o guarda não “encrencar” e atrasar a viagem. Mas quem cuida dessa parte é o pessoal de logística.
É a transportadora que está atenta à legislação para cumprir a papelada necessária para a carga ser entregue ao cliente. O motorista, por sua vez, precisa ter acesso à Nota Fiscal em caso de fiscalização e à baixa do MDF-e, por exemplo, para não pagar pelo eixo suspenso, será que só isso? Vejamos quais os documentos exigidos no transporte de cargas.
Quais são os documentos necessários para o transporte de cargas?
O Transporte Rodoviário de Carga (TRC) envolve muitos documentos obrigatórios com versões eletrônicas e impressas.
Dentre eles estão:
- Nota Fiscal eletrônica (NF-e);
- Documento auxiliar da nota fiscal eletrônica (DANFE);
- Conhecimento de transporte eletrônico (CTE);
- Documento auxiliar do conhecimento de transporte eletrônico (DACTE);
- Manifesto eletrônico de documentos fiscais (MDF-e);
- Documento auxiliar do manifesto eletrônico de documentos fiscais (DAMDFE);
- Responsabilidade Civil do Transportador Rodoviário de Cargas (RCTR-C);
- Código Identificador de Operação de Transporte (CIOT);
- Romaneio.
A maioria dos documentos tem a versão impressa que não substitui a versão eletrônica (XML), serve apenas para facilitar o manuseio. É o caso da Nota fiscal, por exemplo, que tem o DANFE, o papel que representa uma das identidades da carga.
O importante é que o documento tenha registo no site da Secretaria da Fazenda (Sefaz) ou em outro órgão para garantir sua veracidade. Quem determina a documentação necessária é a Agência Nacional de Transportes Terrestres (ANTT). O Departamento Nacional de Infraestrutura de Transportes (DNIT) e demais autoridades de trânsito também podem exigir documentação.
Vamos entender cada um desses documentos de forma geral, lembrando que cargas específicas podem requerer outras papeladas, como o transporte de produtos perigosos, mas isso é assunto para outro artigo. Agora, confira o que é cada um dos documentos exigidos na fiscalização.
Nota fiscal eletrônica (NF-e)
A Nota Fiscal eletrônica é um dos documentos mais importantes do transporte de carga. É por ela que são acessadas as informações dos produtos e serviços. Esse documento registra informações sobre a transação e impostos que foram e/ou serão recolhidos.
Também é possível ver mais detalhes sobre a carga como: data e hora da operação, descrição da mercadoria, forma de pagamento, peso da carga, etc.
Ela é emitida de forma eletrônica, o que pode facilitar o acesso entre os emissores da nota e os órgãos públicos.
E falando em Nota fiscal e o peso da carga, um estradeiro perguntou se ele pode ser multado apenas pelo peso que está emitido na nota. Paula Toco responde essa dúvida sobre o excesso de peso no cargueiro.
Documento auxiliar da nota fiscal eletrônica (DANFE)
O Documento auxiliar da nota fiscal eletrônica é uma versão impressa que representa a NF-e, porém, não substitui a Nota Fiscal. O DANFE é um documento obrigatório que acompanha a mercadoria, ou seja, é a representação física da Nota que o motorista deve ter em mãos.
Esse papel contém informações importantes como: número da NF-e, data de emissão e valor total da operação. Além de ter uma chave de acesso que pode ser utilizada pelos fiscalizadores para consultar a validade da Nota Fiscal.
O DANFE também é muito importante para que o transportador recolha a assinatura de recebimento do cliente, e destaque o famoso “canhoto”. É por esse comprovante que o motorista prova a entrega da mercadoria.
Conhecimento de transporte rodoviário (CT-e)
O Conhecimento de transporte rodoviário também é muito importante no transporte de cargas, ele documenta a prestação de serviços do frete que está sendo feito. O CT-e é um documento eletrônico obrigatório que contém itens como: descrição de produtos, quantidade de itens, remetente, destinatário e condições de entrega.
Ele veio para substituir o antigo documento de papel CTRC (Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas) que continua sendo exigido por todos os modais, além do rodoviário que é o nosso nicho.
O CT-e precisa ser registrado/autorizado, virtualmente, no site das Secretarias das Fazendas Estaduais (Sefaz) e está sujeito a checagens em postos de fiscalização. A legislação vigente determina que seja válido em todos os estados do país.
Documento auxiliar do conhecimento de transporte eletrônico (DACTE)
Assim como na NF-e, o CT-e também tem sua versão impressa. O Documento auxiliar do conhecimento de transporte eletrônico é a versão física do CT-e.
Esse documento ajuda a acompanhar a mercadoria em trânsito e possibilita a consulta do CT-e no site da Secretaria da Fazenda. Como também contém dados da prestação de serviços do transporte de carga.
Assim como o DANFE, o DACTE também tem um código de barras que pode ser utilizado pelos órgãos fiscalizadores para consultar a sua validade fiscal. Por ser um documento auxiliar, ele também não substitui o CT-e.
Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e)
O Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais é uma forma regular de documentar e monitorar toda a operação de transporte de carga. Esse documento integra documentos fiscais importantes como a NF-e e o CT-e necessários para a fiscalização em apenas um lugar.
Como o próprio nome diz, ele é eletrônico, e deve ser emitido pelo responsável do transporte (transportadora) no início da operação e dado baixa logo após a finalização.
O MDF-e é um dos documentos mais importantes para o controle fiscal do transporte de carga. É por ele finalizado que a ANTT, por exemplo, libera de pagamento os eixos suspensos nas praças de pedágio. Caso contrário, o motorista autônomo ou a empresa paga pelo eixo erguido, mesmo que o caminhão esteja vazio.
O MDF-e é obrigatório para transportes interestaduais e intermunicipais, válido em todo território nacional.
A cobrança do eixo suspenso envolvendo a falta de baixa no MDF-e é um assunto muito discutido no meio do Transporte Rodoviário de Cargas. O repórter Jaime Alves foi ao encontro de estradeiros para saber o que eles pensam a respeito e os desafios que estão sendo enfrentados. Confira abaixo.
Documento Auxiliar do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (DAMDFE)
O Documento Auxiliar do Manifesto Eletrônico de Documentos fiscais é a forma impressa que acompanha o MDF-e. É uma formalidade para a circulação de mercadorias e a empresa que realiza a emissão do documento deve fornecer uma via do Damdfe para o transporte de carga.
Assim como os outros documentos auxiliares, o Damdfe também tem um código de barras que pode ser utilizado para consulta do arquivo XML (forma eletrônica do documento). Lembrando que o impresso não substitui a veracidade do documento eletrônico.
Responsabilidade Civil do Transportador Rodoviário de Cargas (RCTR-C)
A Responsabilidade Civil do Transportador Rodoviário de Cargas é um seguro que cobre danos causados a terceiros por conta do transporte de carga. O seguro é obrigatório e deve ser controlado pela transportadora com validade em todo território nacional.
A contratante tem cobertura para diferentes tipos de acidentes com esse seguro, tais como tombamento, incêndio, capotagem, colisão, explosão. A RCTR-C deve ser feita, mesmo que o proprietário da carga não faça exigência na negociação do frete ou que ele já tenha seu próprio seguro.
Também é recomendado que o motorista tenha uma cópia deste seguro em mãos em caso de fiscalização.
Código Identificador da Operação de Transporte (CIOT)
O Código Identificador da Operação de Transporte é uma série de números de identificação gerada pelo pagamento eletrônico de frete e autenticada pela ANTT, que identifica cada contrato de frete a ser pago, para fins de fiscalização.
A finalidade do CIOT é controlar o pagamento do frete relacionado à prestação de serviço de transporte rodoviário de carga. O documento é obrigatório no caso de contratação de TAC (Transportador Autônomo de Cargas) e seus equiparados (empresas que tenham até 3 veículos no seu RNTRC).
Isso quer dizer que toda empresa que fizer o transporte de cargas – por meio de veículos próprios ou terceirizados – e tiver que fazer a emissão de documentos relacionados à operação (CTe e MDF-e, por exemplo), precisa ter o CIOT. A falta do código pode acarretar multas e outras penalidades.
Romaneio
O Romaneio de carga é um documento que lista todas as mercadorias que estão sendo transportadas em um veículo, seria um packing list. Ele facilita a conferência de volumes, além de descrever a carga para que seja fácil localizar e identificar os produtos.
Nesse documento é possível identificar os volumes, as embalagens, os pesos e as dimensões de cada item. Sua obrigatoriedade surge em algumas situações específicas, como no desembaraço aduaneiro ou no transporte de cargas perigosas.
Embora o Romaneio não seja obrigatório em todas as operações logísticas, o documento é importante para a organização da carga de carregamento e descarregamento, entre outros benefícios como usar em caso de desvio de mercadoria ou como provas para o seguro, por exemplo.
Reforçando que o Romaneio não substitui a NF-e e nem o MDF-e, como podem pensar alguns transportadores, ainda que o documento se pareça pela estrutura de lista de produtos.
Certificado de Registro e Licenciamento de Veículo (CRLV)
O Certificado de Registro e Licenciamento do Veículo é um documento obrigatório para o transportador comprovar que o veículo está dentro da legalidade. No caso do Transportador Autônomo de Carga (TAC), é mais comum que esteja em sua posse, por ser o dono do caminhão.
Agora se o motorista for registrado pela empresa como funcionário, a transportadora tem que fornecer o documento para que o condutor apresente quando solicitado. Geralmente o CRLV fica guardado na cabine do veículo, mas é sempre bom dar uma conferida antes de sair de viagem.
O CRLV e a CNH (Carteira Nacional de Habilitação) são os primeiros documentos que o motorista tem que ter em mãos em uma blitz. Além desses que descrevemos acima, algumas operações exigem documentações específicas se for classificada como perigosa, como combustível, remédios e produtos que podem causar contaminação.
Vale Pedágio obrigatório (VPO)
O Vale Pedágio Obrigatório é um benefício que o contratante do frete deve fornecer aos caminhoneiros, embarcadores e operadores de rodovias para que eles possam pagar os pedágios durante o transporte. Esse crédito deve ser concedido em dinheiro, cartão ou qualquer outra forma de pagamento.
Apesar do VPO não ser um documento, ele também é obrigatório para que o motorista possa fazer a viagem. Ele deve ser um valor pago fora do frete e conforme as regulamentações da ANTT.
Qual a importância dos documentos para transporte de cargas?
A transportadora tem que estar atenta aos documentos necessários para o transporte de cargas para evitar penalidades e conseguir que sua carga chegue ao destino como esperado. Essa documentação também é importante para a segurança da carga, além de facilitar a organização e o cumprimento das exigências fiscais.
Fornecer a documentação necessária ao motorista previne atrasos e imprevistos, como também ajuda no controle da carga e acesso.
Fora garantir que o produto chegue ao destino, a empresa descarta multas por documentos desatualizados, suspensos ou cancelados. Além de evitar criar impedimentos para os órgãos fiscalizadores desenvolverem suas atividades, podendo render multa de R$5.000 e até o cancelamento do registro.
Você lida com a logística da papelada das cargas ou é outra pessoa que faz isso?
Conte aqui nos comentários se você acha que é muita burocracia para transportar uma carga ou é realmente necessário cumprir as exigências para evitar fraudes e garantir a segurança?
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Conclusão
Todos os documentos que tratamos acima são importantes para o transporte, ainda mais o rodoviário, que é o nosso nicho aqui no Pé na Estrada, e vemos de perto as dificuldades dos estradeiros.
O MDF-e, por exemplo, é um dos documentos mais importantes que devem estar alinhados, por afetar o autônomo, principalmente, na hora de pagar o pedágio estando com eixo suspenso. Ainda que seja uma forma da ANTT para evitar fraudes no pagamento, a burocracia faz muitos estradeiros arcarem com um custo a mais. Hoje, o motorista tem recursos para dar baixa no manifesto, sem depender da transportadora, mas ainda com muitos desafios.
O motorista deve estar atento aos documentos necessários para o transporte de cargas e cobrar a transportadora se algum deles faltar. Embora a providência deles não seja papel do caminhoneiro, no final, a responsabilidade cai sempre para quem está conduzindo a carga.
Por Thaís Corrêa
